Ablauf der Zertifizierung

Nachdem die Spitze des Unternehmens sich zur Umsetzung des PEFC-Chain-of-Custody-Standards verpflichtet hat, müssen Verantwortlichkeiten und Befugnisse geregelt werden. Es sind Personen zu benennen, welche für die einzelnen Stufen der Chain-of-Custody (Identifizierung der Herkunft, Prozentsatzberechnung, Übertragung des Prozentsatzes auf den Warenausgang, Verkauf und Kommunikation) zuständig sind.
Die Verfahren, einschliesslich interner Audits, sind zu dokumentieren und die erforderlichen Aufzeichnungen zu führen. Bei Verwendung eines Qualitäts- (ISO 9001) oder Umwelt- (ISO 14001) Managementsystems können diese PEFC-Anforderungen als erfüllt angesehen werden.

Die Zertifizierung selbst muss durch eine unabhängige, fachlich kompetente und akkreditierte Zertifizierungsorganisation erfolgen. Das garantiert die Glaubwürdigkeit der Zertifikate.
Da PEFC seit der Gründung Wert auf ISO-Konformität legt, werden die Zertifizierer nicht durch PEFC selbst akkreditiert, sondern die Akkreditierung erfolgt durch die national zuständige Institution, die Schweizerische Akkreditierungsstelle (SAS). Teil dieser Akkreditierung ist auch die Feststellung einer ausreichenden fachlichen Kompetenz. Um diese stets auf einem hohen Niveau zu halten, bietet PEFC verpflichtende, regelmässige Schulungen an.
Die Unabhängigkeit der Zertifizierer zeigt sich am deutlichsten dadurch, dass PEFC Schweiz weder die Ausstellung noch die Aberkennung des Chain-of-Custody-Zertifikats übernimmt. Diese Aufgaben liegen ausschliesslich im Verantwortungsbereich des akkreditierten Zertifizierers.

Bevor die ersten Holzmengen im System erfasst werden können, muss die Herkunft der Rohstoffe nachgewiesen werden. Stammt das Holz direkt aus einem zertifizierten Forstbetrieb, so ist die PEFC-Urkunde anzufordern. Stammt das Holz von einem anderen holzwirtschaftlichen Unternehmen, so muss dieser im Besitz eines gültigen CoC-Zertifikats sein.
Anschliessend werden alle bestehenden Holzlieferanten in der Lieferantenliste mit Angabe von „PEFC-CoC-Zertifikat“ sowie dessen Gültigkeit erfasst. Bei sämtlichen Lieferungen aus zertifizierten Betrieben müssen Angaben zu Menge (Volumen bzw. Gewicht), Lieferdatum und zertifiziertem Anteil (exakter Prozentsatz) vorhanden sein. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass Holz aus umstrittenen Quellen nicht in den Zertifizierungsprozess gelangt.

Das Volumen beziehungsweise Gewicht des eingehenden Holzrohstoffs mit Zertifikat muss im betrieblichen Kontrollsystem lückenlos erfasst werden. Darauf aufbauend wird der elementare Prozentsatz berechnet, indem die Menge der „zertifizierten“ Holzrohstoffe (nach PEFC oder einem anderen von PEFC anerkannten Zertifizierungssystem) zu der Menge der „nicht-zertifizierten“ Rohstoffe ins Verhältnis gesetzt wird.
Recyclingholz und -fasern – dazu gehören nicht die Sägenebenprodukte – werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt. Das Gleiche gilt für Nicht-Holz-Material wie Füll- und Streichmittel bei der Papierherstellung.

Die Kennzeichnung auf mitgelieferten Dokumenten (Rechnung oder Lieferschein) muss den Kunden, das heißt dem nächsten Glied in der Produktkette, in die Lage versetzen, die eingehenden Holzmengen (Input) als „zertifiziert/nicht zertifiziert“, auch mengen- oder volumenmässig zu kategorisieren.
Auch wenn eine Lieferung ausschliesslich zertifizierte Ware enthält, muss darauf in den entsprechenden Begleitdokumenten hingewiesen werden. Das PEFC-Logo im Briefkopf einer Rechnung reicht hierfür nicht aus. Werden in einer Lieferung zertifizierte und nicht zertifizierte Produkte gemischt, muss jede einzelne Position mit einem klaren Zusatz (z.B. PEFC) verbunden werden, der eine Zuordnung problemlos ermöglicht.

Kompetente und erfahrene Gutachter führen die jährlichen Audits nach einem klaren Ablaufplan durch. Der Auditor sammelt nötige Informationen und nimmt Einsicht in relevante Dokumente (gültige Urkunden der Lieferanten, Rechnungen, Lieferscheine, Nachweise über interne Audits etc.). Er prüft anhand einer Checkliste die PEFC-Standards und hält seine Ergebnisse in einem Auditbericht fest – werden keine gravierenden Abweichungen festgestellt, wird das Zertifikat erteilt bzw. verlängert.
Der Inhalt der Überprüfung wird vom Internationalen PEFC-Chain-of-Custody-Standard vorgegeben. Die Zertifizierungsstelle kontrolliert anhand einer Checkliste, welche alle Anforderungen enthält, die Einhaltung dieses Standards durch das zertifizierte Unternehmen. Teil des Audits ist auch die Dokumentation der aktuellen Produktpalette, dies erfolgt anhand eines Produktfragebogens.

Betriebe mit einer zertifizierten Chain of Custody und Berechtigung zur Führung des PEFC-Logos können das PEFC-Logo auf Rechnungen verwenden. Auch wenn das Logo nicht verwendet wird, muss aus der Rechnung (oder anderen, den Produkten zugehörenden Dokumenten) klar und unmissverständlich ersichtlich sein, ob die angeführte Ware PEFC-zertifiziert ist oder nicht bzw. welche Artikel / Positionen als zertifiziert zu betrachten sind.
Dazu bieten sich folgende unverbindliche Varianten an, aus denen die Betriebe entsprechend ihren technischen Möglichkeiten bzw. Systemanforderungen die geeignetste wählen können.