Déroulement de la procédure de certification
Le système de certification PEFC Suisse reprend les standards forestiers nationaux, qui sont également les fondements d'une certification forestière. Une certification selon ces standards peut être obtenue tant par des propriétaires forestiers individuels (certification sur le plan d'une entreprise) que par les groupements de propriétaires.
Certification de propriétaires forestiers individuels
Les propriétaires forestiers individuels ont la possibilité d'obtenir une certification moyennant la mise en œuvre des standards nécessaires à l'exploitation forestière . A cet effet, l'entreprise doit définir les procédés ainsi que les déroulements opérationnels correspondants. Dans un premier temps, il s'agit de mettre en place une planification définissant les principales mesures nécessaires à ladite exploitation forestière. Puis, l'entreprise doit contrôler au minimum une fois par année si ses standards, ses mesures ainsi que ses objectifs sont respectés et le cas échéant entreprend d'éventuelles mesures correctives.Lorsque l'entreprise forestière remplit les conditions mentionnées ci-dessus, elle peut alors prendre contact avec un organe de certification. Les informations y relatives peuvent être obtenues auprès du bureau PEFC . Dans le cadre de son audit, l'organe de certification, se rend au siège administratif de l'entreprise ainsi que sur un certain nombre de secteurs forestiers préalablement sélectionnés. Enfin, si l'ensemble des critères sont remplis, l'entreprise acquiert le droit d'utilisation du label PEFC.
Les coûts d'une certification sont composés d'une part des frais liés aux audits (coûts variables en fonction de chaque situation afin de couvrir les prestations des auditeurs ainsi que les éventuels groupes de certification) et d'autre part des redevances annuelles. Pour connaître le montant des redevances référez vous aux de PEFC Suisse. Concernant les audits adressez vous à une association de l'économie du bois ou de la forêt ou directement auprès d'une entreprise de certification.
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Certification d'un groupe de propriétaires forestiers
Les regroupements d'entreprises bénéficient d'une formule de procédures simplifiées et donc d'une réduction des coûts. Une telle pratique nécessite que les entreprises membres du groupe respectent les mêmes standards qualitatifs en termes d'exploitation forestière. Cette forme d'adhésion peut également permettre la réduction des tâches sur le plan organisationnel.
Création d'un nouveau groupe
Dans le cas où un propriétaire forestier n'a pas la possibilité d'intégrer un groupe certifié il peut, avec le concours d'autres propriétaires, créer un nouveau groupe de certification. A cet effet, il est nécessaire de créer une délégation représentant le groupe. Il est important de veiller à ce que cette dernière soit représentative de chaque membre du groupe.
La délégation se charge des procédures de certification pour l'ensemble du groupe ainsi que des tâches organisationnelles qui y sont liées et qui, dans le cas d'une certification individuelle sont entièrement à la charge du propriétaire forestier. Dans ce cadre elle organise la mise en place des procédures en collaboration avec l'organe de contrôle et est également responsable de développer les stratégies, les mesures, ainsi que l'organisation et la mise en œuvre des audits et des évaluations internes. De plus, elle doit également tenir une liste des différents membres et les informer de chaque nouvelle adhésion ou départ au sein du regroupement.
Le groupe doit en particulier s'assurer, au moyen de procédures adéquates, du respect des standards PEFC par l'ensemble des membres. Dans ce contexte, des groupes de contrôle internes, ainsi que l'analyse régulière des différentes informations y relatives peuvent permettre d'atteindre les objectifs définis par le groupe et faire office de tels procédures.
Adhésion à un groupe existant
La forme d'adhésion la plus simple est le rattachement à un groupement préexistant. Ainsi l'entreprise forestière individuelle peut en tant que membre d'un tel regroupement également s'affilier à une organisation de propriétaires forestiers.
L'entreprise, respectivement l'organisation forestière, souhaitant joindre un regroupement doit formuler une demande puis, sous forme d'un accord contractuel, s'engager au respect du règlement en vigueur. De tels règlements de regroupement sont p.ex. l’autorisation de la conduite d’inspections par les représentant du regroupement ou encore l'obligation de se conformer à ses objectifs.
L'obligation de se conformer aux normes de gestion forestière fait aussi partie des ententes contractuelles avec le représentant du groupe. Chaque membre sera, pendant la période certifiée, investi d'un audit interne par le groupe ainsi que le cas échéant par l'organe de certification.
Certificat d'adhésion pour le membre individuel du groupe
Le groupe, représenté par sa délégation, reçoit suite à la réussite de son audit un certificat de groupe de la part de l'organe de contrôle. Chaque membre du groupe a plusieurs possibilités de prouver son appartenance au système de certification. Il peut être attesté par le représentant du groupe ou par l'organe de certification par extension du certificat de groupe. L'émission d'une copie du certificat de groupe par l'organe de certification accompagnée d'une liste des membres du groupe peut cependant être acceptée.