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Déroulement de la procédure de certification

Le label PEFC certifie avant tout l'exploitation des forêts. C'est pourquoi, les entreprises de l'industrie du bois, qui optent pour une telle certification, ne sont pas soumises à des directives sociales ou de protection de l'environnement.  En effet, dans ce cas, l'accent est principalement mis sur la garantie d'un flux régulier des matériaux. En d'autres termes, cela signifie que le label est principalement axé sur le contrôle des quantités de matériaux certifiés entrants et sortants d'une unité de transformation.

Dans ce contexte, les coûts sont en règle générale réduits grâce aux processus internes déjà existants sans compter qu'ils sont également largement compensés par les avantages de la certification PEFC que sont par exemple les améliorations des accès aux marchés.

En alternative à ce bilan "d'entrée sortie", le label PEFC offre la possibilité de séparer physiquement les matériaux certifiés et non certifiés. Cependant, en raison de la difficulté d'application de cette procédure dans de nombreuses entreprises de la filière du bois (p. ex. dans l'industrie du papier ou des dérivés du bois), la méthode dites des pourcentages est généralement préférée.

Avant la certification des processus à proprement dite, un certain nombre de tâches internes, de responsabilités et de compétences doivent être définies. De plus, il est également important de savoir si l'entreprise certifiée ISO 9001 ou 14001 peut reprendre les contenus de ces normes. Suite à ces mesures préparatoires, l'entreprise peut prendre contact avec un organe de certification accrédité. Ce dernier contrôle le respect des standard PEFC . Dans ce cadre, quatre principales procédures sont contrôlées: l'étape de l'identification de l'origine, l'étape du calcul des pourcentages, l'étape de la transmission de ces pourcentages ainsi que l'étape finale comprenant la vente et la communication.

Réglementation des responsabilités et des processus internes

Après que la tête de l'entreprise se soit engagée à mettre en place les standards de contrôle des flux PEFC , il est nécessaire de définir les compétences et responsabilités de chacun. En effet, il est primordial de nommer des personnes responsables pour chaque étape de la chaîne de production (identification de l'origine, calcul des pourcentages en relation avec les marchandises de sortie, vente, communication). De plus, les processus, y compris les audits internes, doivent être documentés au sein de registres prévus à cet effet. A noter que dans le cas d'une utilisation des systèmes de qualité ISO 9001 et environnementaux ISO 14001 les exigences PEFC peuvent être considérées comme remplies.

Choix d'un organe de certification

La certification à proprement dite doit être conduite par une organisation de certification compétente en la matière. Cette procédure garantit entre autres la crédibilité du certificat. Ainsi, l'accréditation des certificateurs PEFC est délivrée par le Service d'Accréditation Suisse (SAS).
A noter qu'une partie de cette accréditation comporte également la vérification des connaissances nécessaires. De plus, afin de maintenir ces compétences à un niveau élevé, le label PEFC, offre périodiquement des cours obligatoires. L'indépendance du certificateur est particulièrement identifiable par le fait que PEFC Suisse ne se charge ni de la remise ni du retrait du certificat de contrôle de la chaîne. En effet, ces tâches appartiennent uniquement au certificateur accrédité.

Identification de l'origine

Avant que les premières pièces de bois puissent entrer dans le système, il est primordial que l'origine des matières premières soit attestée. Ainsi, l'origine PEFC doit être garantie si le bois est directement issu d'entreprises forestières certifiées. Si les matières premières proviennent d'un autre type d'entreprise de l'économie du bois, cette dernière doit cependant être en possession d'un certificat de contrôle de flux reconnu. Dans un second temps, l'ensemble des certificats de fournisseurs seront listés avec leur mention PEFC/certificat de contrôle de flux ainsi que leur validité. En cas de livraisons régulières issues d'entreprises certifiées, des précisions relatives à la quantité (volume resp. poids), date de livraison ainsi que proportions certifiées (pourcentage précis) doivent être fournies.

De plus, il doit être garanti que, du bois issu de sources controversées ne se soit pas introduit au sein du processus de certification.

Calcul du pourcentage de certification

Le volume respectivement le poids de la matière première bois certifiée mise en œuvre doit être dûment examiné par le système de contrôle de l'entreprise. Le calcul du pourcentage de certification est ensuite calculé sur la base de ce système. Ce pourcentage est le rapport entre la quantité de bois "certifiée" (d'après PEFC ou un autre système reconnu par le label PEFC) et la quantité de matière première "non certifiée". A noter que le bois recyclé ainsi que les fibres de bois (qui ne comprennent pas les sous-produits de scierie) ne sont pas pris en compte dans ce calcul. Cela prévaut également pour les matériaux "non-bois" tels que les charges ou les enduits utilisés pour la fabrication du papier.

Report du pourcentage de certification sur les marchandises sortantes

L'identification de la certification sur les documents d'accompagnement (factures ou bulletins de livraison) doit être en mesure d'indiquer au client, le prochain maillon de la chaîne de transformation, l'état du bois entrant certifié/non certifié ainsi que de catégoriser les quantités ou volumes de ces bois. De plus, même si une livraison est constituée exclusivement de bois certifié, les documents d'accompagnement doivent tout de même mentionner les informations précitées. A noter que la présence du logo PEFC sur un entête de lettre ne suffit pas à remplir ces exigences. Si lors d'une livraison, des produits certifiés et non certifiés sont mélangés, chaque position doit être clairement indentifiable au moyen d'une mention complémentaire (p.ex. la mention PEFC) permettant une classification simple des produits.

Mention de la marque "PEFC" sur les facture, bons de livraison etc. …

Les entreprises munies d'une chaîne de production certifiée et en possession d'une autorisation d'utilisation du logo PEFC peuvent apposer ladite marque sur leurs factures. En outre, même si le logo ne figure pas sur les documents d'accompagnement ou les factures, il doit être clairement mentionné si la marchandise en question est certifiée ou pas respectivement, quelle position ou article l'est ou ne l'est pas. A cet effet, les variantes non contraignantes suivantes  s'offre aux entreprises.

Option "certification de groupe"

La notion de "certification multi-site" s'adresse aux entreprises avec plusieurs lieux de production resp. à des groupes dotés d'une unité de coordination centrale leur permettant de simplifier le contrôle de la chaîne de production PEFC. Ce type de certification est possible grâce à la mise en œuvre d'une procédure dite d'échantillonnage au sein de chaque site de production resp. membres du groupe. La procédure d'échantillonnage nécessite cependant, qu'au sein de la structure du groupe, les responsabilités ainsi que les mécanismes de contrôle soient clairement définis. Des relations organisationnelles et contractuelles entre la centrale et les différents lieux de production resp. membres, sont dans ces conditions indispensables. L'organe de coordination doit informer les membres et leur mettre à disposition les instructions de service nécessaire tout en entretenant un programme d'audit interne afin que la mise en œuvre des mesures préventives et de correction soient respectées. De plus, il va de soit que les membres sont également tenus de s'accorder aux standards PEFC lors de la mise en place de la chaîne de production contrôlée.

Certification d'entreprises forestières

Les entreprises forestières travaillant en tant que simple prestataire de service au sein de forêts certifiées PEFC, ne nécessitent pas de de chaîne de production certifiée PEFC. Cette dernière est uniquement obligatoire lorsque l'entreprise officie en tant que revendeur des matières premières travaillées.

Que se passe-t-il lors d’un audit?

Les audits annuels sont conduits par des examinateurs qualifiés et expérimentés selon une procédure précise. Ceux-ci recueillent les informations requises pour l’évaluation et prennent connaissance des documents pertinents (certificats des fournisseurs, factures, bordereaux de livraison, preuves d’audits internes, etc.). Ils vérifient que les standards PEFC sont respectés sur la base d’une check-list et consignent leurs résultats dans un rapport d’audit. Si aucune conformité majeure n’est constatée, ils délivrent ou renouvellent le certificat PEFC.

Le champ du contrôle est défini par le standard international PEFC pour la chaîne de contrôle. Les auditeurs vérifient sur la base d’une check-list contenant l’ensemble des exigences de la certification si les entreprises certifiées observent le standard. La documentation du catalogue de produits proposé par l’entreprise fait également partie des aspects examinés. Il est contrôlé au moyen d’un questionnaire sur les produits.